Giao tiếp là cách thức biểu hiện thái độ, tâm tư tình cảm đối với người khác trong lúc gặp gỡ nhau. Bạn có biết giao tiếp tốt chính là một trong những yếu tố quan trọng dẫn đến thành công trong cuộc sống. Vậy thế nào là giao tiếp tốt? Đó là khi những điều bạn muốn nói được truyền đạt một cách rõ ràng và chính xác đến người nghe.
Giao tiếp không chỉ là cách thức truyền đạt thông tin hai chiều giữa người nói và người nghe mà còn là sự thể hiện văn hóa, lối sống, cách ứng xử của mỗi người. Thái độ đó được biểu hiện cụ thể qua hành động, cử chỉ, lời nói và trang phục. Qua hành động, cử chỉ và trang phục của người khác, bạn cũng có thể đoán được phần nào người ta muốn nói lên điều gì cũng như qua cách giao tiếp có thể thấy rõ trình độ văn hóa của mỗi người. Vì vậy, để giao tiếp tốt bạn cần thực hiện một số nguyên tắc cơ bản sau:
Lựa chọn trang phục phù hợp
Trong giao tiếp, ngoại hình là yếu tố đầu tiên, đây có thể là một ưu thế vô hình giúp nhiều người tự tin hoặc ngược lại cũng khiến không ít người tự ti cũng như ngại tiếp xúc với thế giới bên ngoài. Để giải quyết vấn đề này thì bạn cần có trang phục phù hợp hoàn cảnh. Một trang phục đẹp không nhất thiết phải đắt tiền mà hãy chọn lựa trang phục với hai tiêu chí: hợp với môi trường giao tiếp và hợp với tính cách của bạn. Mặc đẹp không chỉ giúp bạn tự tin mà còn là bước đệm để bạn tiến gần hơn với thế giới bên ngoài.
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể
Việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể hết sức quan trọng, được thể hiện qua khuôn mặt, bằng ánh mắt, cử chỉ. Việc biểu lộ cảm xúc qua khuôn mặt thể hiện thái độ, tình cảm khi bạn giao tiếp. Trong mỗi trường hợp, hoàn cảnh khác nhau, bạn luôn phải biết cách kiềm chế, che giấu hay bộc lộ sự nhiệt tình được thông qua nét mặt, điều này sẽ khiến người nói hoặc người nghe có được sự thoải mái, đồng tình và hào hứng với chủ đề bàn luận.
Giao tiếp qua ánh mắt, cử chỉ trong cuộc đối thoại chia sẻ thông tin là một yếu tố không thể thiếu. Việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể làm cho giao tiếp trở nên sinh động, cũng như việc tập trung ánh mắt của bạn vào đối tượng giao tiếp khiến cho họ cảm thấy được tôn trọng hơn.
Sử dụng ngôn từ đúng cách
Việc sử dụng ngôn từ đúng cách là một hình thức giúp bạn giao tiếp một cách dễ dàng, cởi mở hơn. Bạn cần có kỹ năng nói cho người ta hiểu rõ ràng điều mà bạn muốn người ta giúp hoặc hợp tác với mình. Dù là trình bày ý tưởng trong công việc hay chỉ là nói chuyện thông thường, bạn cũng nên lưu ý để chuẩn bị nội dung. Bạn cần biết chính xác điều mình muốn diễn đạt cho người khác. Càng hiểu rõ và có kiến thức về những gì mình nói, bạn sẽ càng tự tin và chắc chắn nhận được sự hứng thú lắng nghe. Tùy thuộc vào đối tượng bạn truyền đạt thông tin, hãy biết cách lựa chọn ngôn từ sử dụng. Hãy dùng những từ ngữ mang tính rõ ràng, chính xác để người nghe không hiểu lầm, không khó khăn trong việc đoán nghĩa, tạo nên thành công trong truyền tải thông tin. Không nên dùng những từ mà chưa hiểu rõ nghĩa. Không nên nói cầu kỳ, kiểu cách với những ngôn từ khách sáo làm cho người nghe ít tin tưởng.
Thông tin truyền đạt cần rõ ràng với giọng điệu phù hợp
Mục đích khi bạn giao tiếp là để trao đổi ý kiến, chia sẻ ý hay truyền đạt thông tin. Vì vậy, bạn không nên tạo sự mập mờ, khó hiểu để người nghe cảm thấy phức tạp, khó khăn khi tiếp cận những điều bạn nói. Hãy tạo sự rõ ràng để đối tượng lắng nghe cảm thấy thoải mái và dễ dàng đón nhận thông tin một cách hiệu quả.
Khi nói, phải rành mạch, gãy gọn, làm cho người nghe hiểu được rõ ý kiến của mình. Khi nói, không nên kèm theo những thói quen như vặn người, quay đầu, tỏ ra lấc cấc và những cử chỉ không đẹp mắt khác.
Sử dụng giọng điệu phù hợp khi nói chuyện là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến thái độ của người nghe. Lựa chọn giọng điệu phù hợp giúp tăng sức thuyết phục trong giao tiếp.
Biết cách quan sát và lắng nghe
Việc đầu tiên bạn cần thực hiện khi giao tiếp với bất kỳ ai đó là thể hiện khả năng quan sát của mình. Hãy quan sát ngôn ngữ cơ thể của họ, cách họ cư xử, giao tiếp với bạn và cố gắng sử dụng ngôn ngữ cơ thể, cách ứng xử cho phù hợp. Mối quan hệ sẽ dần được thiết lập khi giữa bạn và đối tượng có sự đồng điệu. Điều quan trọng tiếp theo trong giao tiếp, đó là biết lắng nghe đối phương.
Giao tiếp tốt đòi hỏi cả hai kỹ năng: nói và lắng nghe. Lắng nghe và biết cách lắng nghe sẽ giúp bạn có thêm lợi thế và giành thêm thiện cảm của đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng… Hãy trở thành người lắng nghe theo đúng cách, để hiểu được quan điểm và tôn trọng đối phương. Điều đó rất quan trọng khi bạn trình bày, biểu đạt ý kiến của bản thân. Biết lắng nghe người khác thì người khác mới lắng nghe mình.
Khi nói chuyện với người khác, phải biết tiếp nhận thông tin mà người ta nói và cần suy nghĩ xem thông tin đó có đúng không. Nếu đúng thì hãy tiếp nhận thông tin đó để hành động cho phù hợp.
Phong cách giao tiếp phù hợp
Việc chuyển tải nội dung thông tin chỉ là bước đầu tiên trong quá trình giao tiếp. Cả người nói và người nghe đều cần khuyến khích người kia phản hồi. Phản hồi giúp bạn biết được người đối thoại có thực sự nắm bắt được vấn đề đang trao đổi hay không, có hiểu đúng hay không. Từ đó bạn sẽ khẳng định lại những thông tin chưa được hiểu đúng, tránh việc thực thi sai hoặc hiểu lầm. Tuy nhiên, khi một người ra câu hỏi khó cho người kia thì người kia có thể không cần trả lời. Câu hỏi như thế nào thì bạn trả lời đúng nội dung câu hỏi đó sao cho phù hợp với quan niệm và phép tắc xã giao của xã hội. Trong cuộc sống, chúng ta vẫn có cách nói chuyện mà không cần người đối thoại trả lời – đó là cách kể chuyện, nhắc nhở, góp ý.Có hai phong cách giao tiếp đó là nghiêm túc và vui đùa. Nói chuyện nghiêm túc đòi hỏi bạn phải có ngôn ngữ và kiến thức. Nói chuyện vui đùa thì bạn cần có sự hài hước.
Tôn trọng những điểm khác nhau
Khi giao tiếp với đối tượng nào đó, bạn cần phải tôn trọng sự khác biệt. Điều đó thể hiện sự tôn trọng cá nhân. Bạn có thể nói “tôi sẽ cân nhắc” và sau đó bạn phải suy nghĩ điều người ta nói có đúng hay không.
Nếu bạn luôn tán đồng mọi thứ, thì đó sẽ là một mối quan hệ tẻ nhạt. Sự xung đột về ý kiến là một điều lành mạnh. Nó cho thấy bạn là một cá nhân độc lập, có khả năng hình thành niềm tin của riêng mình cũng như tranh luận về chúng. Mặc dù bạn không đồng ý với ai đó về những vấn đề chính trong cuộc sống thì sự tôn trọng lẫn nhau sẽ giúp bạn tìm được hướng giải quyết xung đột.
Biết kiềm chế cảm xúc
Trong các cuộc tranh luận gay gắt, đặc biệt khi xảy ra xung đột, việc bộc lộ sự bực bội, tức giận là điều xảy ra phổ biển. Trường hợp không kiềm chế được cảm xúc, đôi bên có thể phát ngôn ra những từ ngữ thiếu văn hóa, gây tổn thương và xúc phạm đến lòng tự trọng của nhau. Lúc đó hai bên không còn giao tiếp một cách chuẩn mực. Điều đó không giải quyết được vấn đề gì ngoài việc mất đoàn kết, gây tổn hại lẫn nhau. Vì vậy, bạn nên học cách bình tĩnh, dùng từ ngữ và cử chỉ thích hợp, cố gắng làm giảm sự căng thẳng, tránh gây nên cao trào kích thích xung đột. Khi thuyết phục người khác bạn cần nói có tình, có lý.
Đối với nhiều ý kiến phê bình, phản đối của đối phương, không nên đáp lại bằng những lời nói hằn học, nặng nề mà nhiều khi nên dùng lời nói nhẹ nhàng nhưng chứa đựng những ý nghĩa sâu xa. Hài hước là một nhân tố cực kỳ quan trọng trong ngôn ngữ giao tiếp. Đó là “chiếc van an toàn” cho mọi cuộc xung đột, là chìa khóa để mở “cánh cửa lòng”. Lời đối đáp khôn ngoan, thông minh, dùng ngôn ngữ hài hước để phê phán thường mang lại hiệu quả lớn hơn nhiều.
Biết bắt đầu và dừng lại đúng chỗ
Giao tiếp chính là một cách thể hiện mình, vì vậy trong buổi trò chuyện hãy để cho tất cả mọi người được thể hiện, sẻ chia, chứ đừng “độc chiếm” như thể sân khấu là của riêng bạn. Trừ khi bạn lớn tuổi hay có trình độ, học vấn… cao hơn những người còn lại và tất cả đều muốn nghe ý kiến của bạn, còn lại hãy chia sẻ quyền được nói cho tất cả, và lắng nghe hết mình. Đó là cách giao tiếp lịch sự, tế nhị rất được đề cao, coi trọng.
Khi ai đó hỏi bạn vấn đề gì, hãy chỉ trả lời đủ ý. Hầu hết chúng ta đều muốn nghe lời khuyên của người khác, nhưng chỉ là lời khuyên ở mức vừa đủ: đừng nhồi nhét quá nhiều thứ vào đầu người nghe, bạn sẽ gây ra tác dụng ngược.
Bạn phải khiêm tốn, chỉ nên nói những điều cần thiết, chứ bạn đừng nói tất cả những gì mình biết.
Giao tiếp thông minh là nói vừa đủ, đúng lúc.
Biết cách động viên, khuyến khích hay góp ý cho phù hợp
Trong giao tiếp những lời nói động viên, khuyến khích rất quan trọng. Một lời động viên, khích lệ hay khen đúng lúc cũng có thể tạo nên nguồn động viên lớn lao cho người khác. Bên cạnh đó, việc phê bình, góp ý cũng cần thẳng thắn trên cơ sở tôn trọng nhau.
Bạn có thể góp ý với người khác bằng những lời nói như: “Anh làm như thế chưa đúng lắm, chưa lịch sự lắm”. Người góp ý với người khác bằng những lời nói đẹp đẽ, vừa lòng là người có văn hoá. Bạn không nên chỉ trích người khác. Bạn cần biết góp ý sao cho không mất lòng người ta. Bạn cần biết góp ý nhẹ nhàng một cách khéo léo, nếu có thể hãy kèm theo lời khen để động viên, khuyến khích và giúp lời góp ý trở nên dễ tiếp thu hơn.
Khi người nói phát ngôn không hay, không đúng mực thì người nghe cần đáp lại bằng một lời chê trách rằng “Bạn nói như thế là chưa đúng”, “Bạn nói như thế là không được”. Mặc dù người đối thoại cư xử và nói chuyện không đúng ý muốn của bạn, bạn vẫn cần cư xử và nói chuyện đúng mực để đạt được ý muốn của mình.
Quan tâm tới yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng giao tiếp
Bạn phải lễ phép với bậc trên. Thanh niên, học sinh lại càng phải biết dùng những từ thể hiện sự trọng thị đối với người cao tuổi như: thưa, vâng, dạ… trong giao tiếp để gây ấn tượng tốt đẹp, tránh những câu thiếu chủ ngữ hoặc nói trống không, nói cướp lời khi người khác đang nói. Tuy câu mệnh lệnh mà ngữ điệu nhẹ nhàng đúng mực có thể là câu nhắc nhở, dặn dò. Thầy có quyền nói câu mệnh lệnh với học sinh/sinh viên. Thủ trưởng có quyền nói câu mệnh lệnh với nhân viên. Bố mẹ có quyền nói câu mệnh lệnh với con cái của mình. Bạn phải khiêm tốn khi giao tiếp. Khiêm tốn đem đến cho con người nhiều thứ, mà quan trọng nhất là nó đem đến cho con người sự tôn trọng. Làm thầy, bạn phải lịch sự, gương mẫu, chuẩn mực. Là học sinh, sinh viên, học viên bạn phải chấp hành nghiêm túc nội quy của nhà trường. Bạn cần cư xử với mọi người một cách lịch sự và chuẩn mực.
Có thể nói, giao tiếp là một kỹ năng có thể được học hỏi và rèn luyện theo thời gian. Tuy nhiên, điều thật sự cần thiết và quan trọng nhất trong giao tiếp và ứng xử giữa con người với con người vẫn là lòng chân thành, tình yêu thương lẫn nhau.
